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化学者のつぶやき

化学研究ライフハック: Evernoteで論文PDFを一元管理!

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電子ジャーナルが発達した昨今、「論文を読む場所=図書館、論文の媒体=紙雑誌」というスタイルは過去のものとなりつつあります。 ほとんどの研究者はインターネットで論文検索をし、必要な論文をPDFファイルとしてダウンロードし、ラボで印刷するかPDFのままPC上で読む、というスタイルをとっているはずです。

ネットインフラが整ってきて、論文をどんどんダウンロードできるようになったのは素晴らしいことです。しかし、日々増え続けるPDFファイルを目の前に、一つ大きな懸案事項が持ち上がってきます。

つまり、入手した論文PDFをどうやって整理・管理すれば良いものか?ということです。

几帳面な人は、論文内容や発表年ごとにフォルダ分けして整理したりもするようです。しかし筆者のようなものぐさ君には、どうしてもそれができませんでした。加えてその方法では、フォルダを作って分類しても、内容やタイトルで論文を見つけ出してこれない、というのも辛いところでした。「あれ、数週間前ダウンロードした論文、どのフォルダに入れたっけ???」などと考え込み、そのあげく見つからず、同じPDFを再度ダウンロードし直す・・・などという二度手間も沢山あったのです。

しかしEvernoteというソフトを導入してから、こういった問題に悩まされることがほぼ無くなりました。

今回は「化学研究ライフハック」シリーズの一環として、Evernoteを使った論文PDF管理法を紹介してみたいと思います。


Evernote自体はクラウド保存型メモを作成するためのフリーソフトなのですが、未来指向型の機能が沢山搭載されています。上手く使えば簡単に論文管理ができます。

以下、具体的な論文管理法について述べたいと思います。Windows環境での方法を書いておきますが、基本的にはどのOSでも同様だと思います。

 ① 論文PDF用の新しいNotebookを作り、非同期設定にする

evernote_2.png

 

 

② 作ったNotebook内に新しいノートを作り、PDF をドラッグアンドドロップで貼り付ける

evernote_3.png

 

 

③ PDF添付ノートに、任意のタグ・コメント・タイトルetcを記入する

evernote_4.png

 

たったこれだけ!とても簡単です。①はソフト導入直後にやってしまえばよいので、毎回の作業は実質②③のみです。

注意としては非同期設定を忘れずに行うこと。デフォルトではWebストレージと同期する設定になっているため、非同期にしないと一アカウントあたりのアップロード制限をすぐに超えてしまうのです。

この管理方法では、論文に適切なタグ付けを施せるのも特長です。ゆるく分類できるのが便利です。

検索の利便性を考慮に入れ、筆者はジャーナル略称(JACS, ACIE, OLなど)をタグ付けしています。また、「あとで読む」「これはすごい」「くだらない」などの簡易感想タグも意外と役立ちます。PDF内のテキストも検索対象になるため、既に論文中にある情報(発行年やAuthor名など)はわざわざタグに書く必要はありません。

Evernoteに放り込んだPDFは、元ファイルとは別の独自フォルダにコピーされます。このため元のファイルを消してしまっても問題ありません。デスクトップに散らかっていたPDFファイルをEvernoteに放り込んで消してしまえば、綺麗なデスクトップ画面もすぐそこです。

Evernoteの検索機能は大変強力です。たとえば、筆者のEvernoteで“total synthesis baran review 2009”という検索ワードを入れてみると、200以上のPDFの中から、望みのAcc. Chem. Res.をすぐさま見つけ出すことができました。著者・タイトル・ジャーナル名・発行年月日などについての記憶があいまいでも、論文の内容さえ記憶にあればなんとか探し出してこれるのも強みです。

evernote_1

 以下にEvernoteで論文管理をするメリットをまとめてみます。

●基本的にPDFをEvernoteに放り込むだけでよく、超カンタン
●PDFの文字列も検索対象になるので、うまいキーワードを考えて登録する必要がない
●Supporting Informationや動画などの補助ファイルも、論文とセットにして保存可能
●感想・コメントをPDFの横に書いておけば、読後のインスピレーションを記しておくことができる
●紙文書をスキャンしてPDF化しても、自動文字認識機能(OCR)により検索可能にできる
●論文の中身をテキストで検索できるので、分類・配置に気を遣う必要がない
●情報が一元化され散逸しないので、管理とバックアップが簡単になる

 Endnoteなどの有名論文管理ソフトを筆者自身、使ってみたことがあるのですが使い勝手が良くなかった印象でした。Evernoteに無い機能もある一方で、論文へのタグ・コメント付けなどが上手く出来なかった記憶があります。PDFの中身で検索することもできませんでした。何より、Endnoteはお高い有料ソフトなんですよね・・・。貧乏学生時代の自分が敬遠してしまったとしても、致し方ないことかと・・・。

 その点、Evernoteは無料ですし、アイデアメモにも使えるソフトです。論文管理に使う気が無くとも、一度試してみるとよいでしょう。工夫次第でいろんな使い方ができます。一度その利便性を知ってしまえば、手放せなくなるでしょう!おススメです。

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cosine

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博士(薬学)。Chem-Station副代表。国立大学教員→国研研究員にクラスチェンジ。専門は有機合成化学、触媒化学、医薬化学、ペプチド/タンパク質化学。
関心ある学問領域は三つ。すなわち、世界を創造する化学、世界を拡張させる情報科学、世界を世界たらしめる認知科学。
素晴らしければ何でも良い。どうでも良いことは心底どうでも良い。興味・趣味は様々だが、そのほとんどがメジャー地位を獲得してなさそうなのは仕様。

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