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メールのスマートな送り方

E-mail(以下メールと略)を使ったコミニケーションは、会社でも大学でも日常茶飯事になっています。手軽に多くの情報をやり取りできる一方、使い方を間違えると重大なミスや人間関係が崩れることが起きます。そのためスマートなメールの送り方について考えたいと思います。

メールの短所、長所

日ごろ、研究活動でメールを使っているケムステ読者の方々には当たり前かもしれませんが、メールの長所と短所をまとめてみました。

長所

  1. 相手のタイミングを気にせず自分のタイミングで連絡できる
  2. 添付ファイルを送ることができる
  3. 基本的にすべて記録に残る
  4. 時間をかけて文章を考えることができる

短所

  1. 返信が遅かったり来ないこともある
  2. 機密情報が洩れる可能性がある
  3. 記録に残ってしまう
  4. コミュニケーションが成り立たないこともある

長所と短所の番号は対応していて、長所であることは短所でもあります。以降、それぞれの特徴について論じていきます。

1:メールの海

送り手としては手軽にいつでもメールを送ることができますが、受け手がしっかりと読んでくれないと意味がありません。

特に”偉い人”ほどたくさんメールを受信しているようで、教授の未読メールは2000を超えているようでした。一昔前は、一つのPCでしかみることができなかったメールも今では、スマホ、タブレット、スマートウォッチなど様々なデバイスでチェックし素早く重要なメールについて対応できる一方、重要でないメールに対しては、一読してそのままということが多くなっていると思います。

自分もスマホでメールをチェックしていますが、スマホで返信することはまれで、一言で返すか後でPCで返信することがほとんどです。

 

GoogleはSmart reply in Gmailという一言の返信文を自動的に提案する機能を開発してスマホのアプリに実装しています。提案されている文言は的を得ていて、実用レベルに達しています。しかし、これを多用されると本当に読んでいるのか心配になります。

 

そのため、下記のようなことを特に上司や教授に対して気をつけて送るべきだと思います。特にaについては重要で、場合によってはすぐに知りたい情報を得ることができ、文字からはわからない相手の感情も知ることができます。もちろん厳しいことを言われてへこむこともありますが、声で伝えることは非常に重要だと思います。

  1. メールだけなく直接の会話や電話も使う
  2. わかりやすい件名を書く
  3. 失礼のないようにメールを書く

2:添付ファイルの危険性

添付ファイルを送ることができることがメールの長所だと言えます。そのため、実験結果やレポートを添付ファイルで送ることがありますが、いくつかの危険があります。一つは送り先のミスです。そんな失敗ありえないと思いますが、現在のメールソフトは、登録されているアドレスを先読みして提示する機能があり、同名の人などに間違えて送ってしまうことがあります。また、消したはずの情報がそのままファイルに残って送信されてしまうミスもありえます。

このような失敗をしないためには、

  1. 添付ファイルに暗号化してパスワードを別メールで送る
  2. パワーポイントなどはPDFに変換してから送る

ことが必要であると言えます。

単純な話ですが、左のようにトリミングしてそのpptファイルをそのまま違う人に送ると、トリミング前の情報も含まれているため右のように消した画像が見られてしまいます。それを防ぐには、PDFにするか読み取り専用にするか画像を圧縮する必要があります。

3:拡散地獄

メールは記録に残るので、言った言わないの争うは起きにくい一方、コピーして他の人に回されてしまう危険があります。

例えば、教授への不満をメールでラボの先輩に送ったら、先輩が助教に転送し最終的には、教授にまで転送されてしまったなんてことも起きる可能性があります。もしも口頭での話だったら記録には残りませんが、メールの場合は誰が何時何分に誰に向けて送ったかが記録されてしまいます。そのため、危険な内容”が含まれるメールは送るべきではないです。

4:メールでの会話

メールは内容をよく吟味して文章を作って送ることができる一方、ちゃんと読み手のことを考えないとやり取りがかみ合わず時間がかかってしまうことがあります。

海外から実験器具を注文する際に、見積書を発行してほしくてメールを送ったのが、なかなか理解されず時差の関係もあって一週間かかってしまったこともあります。せっかくじっくり文章を書くことができるので、相手に何を求めているのか(報告なので返信はいらないのか、質問をしているので回答がほしいのかなど)を明確にしたメールを書くべきです。

せっかく頑張って英語の長い文章を書いてもこんな感じに受け取られているかもしれません。

メール固有の機能

他のコミュニケーションツールをしてLINEやFacebook messengerなどがありますが、メール固有の機能もあります。

  1. To, Cc, Bcc:それぞれの意味合いは詳細な解説ページにお任せするします。どんなメールにも上の人をCcに入れてメールを送る人がいますが、必要な時だけにすべきだと思います。また、不必要にCcに多くの人を加えて攻撃的なメールを送ると、やり玉にあげるような形になってしまうので注意が必要です。
  2. Fwd:転送するときに使います。FYI=For Your Informationとだけ書いて元のメールをFwdで転送することがあります。
  3. 重要度:Outlookでは重要度を高、通常、低とランクをつけてメールを送ることができます。Cc同様になんでも高重要にするのはマナー違反だと言えます。また、Gmailにはこの機能がありませんので受け手がGmailやG suiteを使っている場合には通知されません
  4. 開封通知:LINEの既読機能のようなものです。LINEと違って受け手が通知を送らないという選択もできるのでメールを見たからと言って開封通知を送ってくるとは限りません。重要度のように不快に思う人もいるようで、本当に必要な時のみ使うべきだと思います。

このようにメールといってもたくさんのマナーやルールがあり、円滑な研究活動においては正しいメールの書き方も重要なスキルだと思います。

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