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化学者のつぶやき

化学系ラボでSlackを使ってみた

皆さんこんにちは。最近のマイブーム≒生産性向上となっているcosineです。

昨年度初めより、グループ内コミュニケーションの円滑化・効率化を意図して、Slack(スラック) を導入しました。様々な局面でメールよりずっとラクだと感じることには事欠きません。

ただそれを言葉で説明するのはとても難しく、実際体験してみないことにはおそらく分かりません。その一方で化学系ラボでSlackを導入しているところは、まだまだ多くないことと思います。

そこで導入への参考になればと思い、本記事ではSlackを筆者のグループで使った印象、具体的な活用事例を紹介したいと思います。

Slackって何?

公式ページより引用

グループ内コミュニケーションを円滑化するための、ビジネス用グループチャットです。LINEグループを仕事に使う、というイメージが近いかもしれません。しかしながら、さまざまな面でLINEよりはビジネスに適した仕様になっているのが特長です。

ソースコードの共有が綺麗に出来るためSE向けと言われてましたが、実験系ラボでも便利に使えます。もちろんスマホ対応です。最近日本語版も公開されましたので、国内でも益々普及を見せていくことでしょう。

ネット上では既に多くの解説記事がありますので、より詳しい話は関連リンクをご参照下さい。

どんな使い方をしているの?

現在は、筆者が面倒見ているサブグループ限定(14人)で使っています。ラボ全体に広げるのは説得の手間が要りそうに思えたので、さしあたっては手の届く範囲で使ってます。

その事情から最上位カテゴリである「チーム」は、サブグループ名で括っています。各メンバーは複数のチームに所属出来ますので、理論的にはラボやグループをまたぐ使用も可能だと思います。

チーム下層にはワークスペースとしての「チャンネル」10個程度作っています。原則オープンで、チームに所属する人間なら誰でも閲覧できるようにしています。

チャンネルは、目的別に使うイメージで設置しています。たとえば下記のような用途です。そもそもがコミュニケーションツールなので、ルールは厳密にしないほうが上手く回ると思います。

研究プロジェクトごとのディスカッション

プロジェクト毎にチャンネルを作り、携わっているメンバーをアサインすることで、効率的な情報共有ができるようになります。メンバーは複数のチャンネルをフォローできるため、研究プロジェクトを掛け持ちするメンバーが増えつつある状況にベストマッチしています。

ニュース・論文ASAP・ブログなどの新着情報共有

SlackはTwitterやRSSとも連携できます。これを利用し、「これだけはいつも見といてね!」的な情報源をまとめたチャンネルを作り、メンバーにフォローさせるようにすれば、ゆるーい教育システムとして使うこともできます。

たとえばケムステブログC&EN、化学系トップジャーナル(J. Am. Chem. Soc.Angew. Chem. Int. Ed.など)のASAPなどは、RSSをSlack内の新着専用チャンネルに飛ばすよう設定しています。以前紹介した合成化学TIPS botも、専用のチャンネル内につぶやかせています。

ただ大きな難点はインターフェースが字だらけで見づらいことです。ここは改善を切に希望したいところ・・・。更新頻度が高いと通知も鬱陶しいので、好みで通知OFFにしてもいいことにしています。

抄録会の原稿共有

筆者のグループでは、週1で最新文献を紹介する抄録会を行なっています。作った資料を、チャンネル内にアップして共有しています。

こんな感じでPDFビューワ機能も付いています

食べ会/飲み会の周知や、雑談コーナー

スケジュール変更、事故アラート、講演情報など、一般的な情報周知に加えて、雑談用のチャンネルも別に作ってあります。今では遅刻・欠席のお知らせ場所に成っています(笑)。
メンバー全員が見られるので、居室が違っても今日は誰がいて誰がいないか、などもある程度掴めるのは良い点です。

そもそもなぜ導入したのか?

筆者もマネジメント的立場になり、以下のことにしばしば頭を悩ませていました。

  • メールの数が増える一方で、応対が面倒になってきた。また内外の情報・スパムも等価なので、重要なものを見過ごすことが増えてきた。
  • 添付ファイルをメールでやりとりすることが増えているが、送信サイズ上限のために一手間必要なことが多い。
  • スマホネイティブ時代の学生が増え、メール経由だとどうにもレスが悪いような気が・・・
  • 新着論文・役立つサイト(URL)なども簡単に共有したいが、メールで毎回送るのは意外と面倒。
  • 複数プロジェクトを掛け持ちするメンバーが増えてきた。メーリングリストにすると数が増えすぎて、管理も大変。

こういった点を上手く解決してくれそうであり、かつ大変評判の良いツールということで、Slackの導入に踏み切ったわけです。最初は少人数有志から徐々に広げていくようにすると無理がありません。

LINEやFacebookメッセンジャーじゃダメなの?という意見は当然あると思います。もちろんそちらの活用も検討しました。

ただ、ログが残らない、プライベートで高頻度に使うことに由来する干渉や誤爆リスク、投稿済メッセージの修正/削除不可、UIがイケてない、乗っ取られリスクがある・・・などなど、仕事に使うには諸々不都合が多く、断念せざるを得ませんでした。

Slackは招待者限定でメッセージのやりとりをする仕様なので、誤爆・漏洩リスクは特に大きく下がります。これはメンバー間やりとりの心理ハードルを下げるという無意識に訴えかける効果があり、意外にバカに出来ません。

導入して何が良くなった?

グループ内のやりとりは原則としてSlackに収束させ、メールは対外的やりとりに限るようにしました。すると日常的に行なっている多数の軽めやりとりがシンプルに片付いていくため、気づかないうちに諸々ラクになっていきます。たとえば下記の点は、大きな改善効果を実感しているものです。

メッセージ交換が楽になった

まず、タイトルを打たなくていい。○○様の書き出し、虚礼挨拶文、結び署名を書かなくて良い。勝手知ったる内部メンバー相手にこんなものは不要ですので、スキップできるならそれに越したことはありません。

スマホベースでリアルタイムにやりとりできるようになった

メールだと相手のレスポンス期待値が読みづらいのですが、Slackだとある程度臨場感のあるやりとりができます。簡単なことならその場でサクっと話が前に進むようになりました。

ファイルのやり取りが楽になった

特定プロジェクトのメンバー指定で共有するのも、チャンネル内にドラッグ・アンド・ドロップするだけなので、大変簡単です。やりとりしたファイルもリストとして一元化されるため、どこにいった!?というのが減ります。

意見出しが捗るようになった

一言二言のちょっとしたアイデアを書くには、メールだと少なからずハードルがあるようです。Slackではオープンな雰囲気も手伝って、その点がとても気軽です。

やりとりが埋もれづらくなった

チャンネル毎に話題が分類されることに加え、スパムメールに悩まされることが減ったのも大きいです。優先度の低いチャンネルは、適宜通知を切ったり、閲覧頻度を下げればそれでOK。

どれだけ生産性が上がった?

RescueTimeというソフトで、ラボでのPC活用時間をしばらくモニターして見ました。するとメールソフトに向き合う時間の1/4~1/7しかSlackに使っていないことがわかりました。

ある一日のPC占有時間・筆者版

送信件数は、実際数えてみるとメールもSlackも変わりません。一件あたりの時間と手間が違うからこそ、このような結果になっているわけです。それでいて、グループ内やりとりは特に不自由なく片付いています。情報交換の効率性は、これだけでも火を見るより明らかです。

むしろ毎日1~2時間をメールに費やしている事実が可視化されてしまい、ショックを受けるハメに・・・うむむ、全く何とかせねばならんなぁ・・・。

というわけで、何気ないことですがチリも積もれば馬鹿にならない、毎日のラボ内コミュニケーション。Slackによる時短化を検討されてみてはいかがでしょうか?

関連動画

関連リンク

Slackの基本と使い方
科学者(化学者)向けのSlack紹介記事
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cosine

cosine

博士(薬学)。Chem-Station副代表。現在国立大学教員として勤務中。専門は有機合成化学、主に触媒開発研究。 関心ある学問領域は三つ。すなわち、世界を創造する化学、世界を拡張させる情報科学、世界を世界たらしめる認知科学。 素晴らしければ何でも良い。どうでも良いことは心底どうでも良い。興味・趣味は様々だが、そのほとんどがメジャー地位を獲得してなさそうなのは仕様。

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